El tiempo es el activo más importante que tenemos. Cuanto más eficientes seamos gestionando nuestro tiempo, mejor.

Hay muchas técnicas de organización y técnicas creativas para gestionar el tiempo de forma eficiente. En otra hoja de este cuaderno, ya hablé sobre la gestión efectiva y la organización líquida (que es lo que más uso yo personalmente) Era la hoja 57 titulada, no uses calendarios. Ahora quiero comentar sobre la matriz urgente-importante. Sobre esto hay mucho escrito pero yo os lo voy a explicar de la forma en que yo personalmente la uso. Que no es en forma de matriz, sino de lista, y la fusiono con la técnica de los 3 minutos.

Cuando te sientas presionado/a por el estrés o por el tiempo, haz una lista con todas las tareas. De esa lista pasa a una segunda lista donde solo apuntes las cosas que consideres que son urgentes. Seguro que cuando te toque hacer esto dirás que todas son urgentes, pero no. Como en cualquier lista siempre hay una cosa que es la primera y después todas las demás. Un truco es decidir rápido si es urgente o no. Si lo piensas mucho, no es tan urgente. Con esta lista que acabas de crear ahora tienes que volver a dividir lo que haya por otro criterio, lo que sea importante y lo que no sea importante. Te ayudo un poco a discernir entre importante y no importante, un ejemplo. En un restaurante de comida rápida hay dos tareas que son urgentes. Una de ellas es tomar el pedido de los clientes y la otra tarea urgente es servirles la comida. Pues bien, si te fijas cuando vayas a uno de esos restaurantes, verás que por pequeños matices, para ellos la tarea más importante es cobrar a la gente. Servirles la comida es una tarea urgente pero no la más importante. (Suelen poner más gente atendiendo en caja que sacando comida)

Después de este proceso de listas, te habrá quedado una lista mucho más pequeña en las que solo tienes tareas que cumplen ser urgentes e importantes.

Puede que este sistema se quede un poco simple o corto, no importa. Yo en realidad empecé haciendo esto y ahora uso una versión mucho más avanzada de este sistema. Me ayudó de la herramienta digital y gratuita Trello. (ver herramienta)

Utilizo varios paneles y dentro de cada panel también organizó listas. Estas listas las clasifico en función de los proyectos que llevo adelante. A parte, tengo otra lista que es miscelánea para cosas variadas. En cada proyecto escribo como tarjeta cada tarea que tengo que hacer de ese proyecto. A su vez, les asignó un código de colores en función de que sean:

• Urgentes e importantes (prioridad máxima)
• Urgentes y no importantes
• No urgentes pero importantes
• No urgentes y no importantes. (lo que pospongo, para modernos “procastino”)

Así es como saco todo adelante. Pero como siempre digo, cada sistema tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Por esta razón es ideal para unas personas pero no para otras. Si quieres probar, al principio cuesta un poquito hacerse a las categorías, los cambios necesitan tiempo. Superado ese tiempo de adaptación, decide si para ti es útil o no este sistema.