Siempre que he gestionado cosas, me he preguntado si existe otra forma de llevar la gestión o dirigir un proyecto.
Esta hoja trata precisamente de sobre eso, formas alternativas de realizar gestiones aplicando la creatividad.
Todo esto surge porque a parte de las vivencias personales en gestión de proyectos propios, he sumado las experiencias que he leido en otras empresas como las anécdotas y curiosidades que me han comentado. Todos estos casos he descubierto que tienen un denominador común, la mayoría de los problemas surgen por errores o fallos en el flujo de información. (conocer más)
La mayoría de problemas o decisiones equivocadas vienen porque no se tiene la información suficiente o la que se tiene no fluye en el sentido correcto. Esto afecta directamente al nivel organizativo. En cómo está organizado la supervisión o gestión de un proyecto. En cómo se mueve la información a través de los distintos departamentos o grupos de personas que tienen que tomar ciertas decisiones.
Un ejemplo muy práctico y sencillo suele ser que a medida que se va subiendo en la jerarquia organizativa de un proceso, la información detallada del mismo se va difuminando. Un asalariado que realiza una función concreta, conoce mucho mejor y tiene toda la información relevante en cuanto a su proceso se refiere. En cambio, subiendo en la jerarquía, a responsable de ese proceso y si volvemos a subir otro peldaño a lo que pudiera ser un manager, esa información se ha diluido y desdibujado. Sin embargo, a la hora de tomar decisiones o modificar ese proceso, son estos cargos superiores los que realizan la acción y en muchas ocasiones apenas se tiene en cuenta o consulta la opinión del asalariado que es quién más puede aportar.
Aunque esto parezca que solo pasa en grandes empresas, a pequeña escala también ocurre.
En algo tan siemple como en emprendimiento y microempresas de 3 socios también se da. Lo típico que dos de los tres socios toman una decisión sin preguntar al tercero en cuestión. Quizás sea cierto que no tiene mucho que aportar, pero también puede ser que su distinta perspectiva sea clave para éxito.
Aunque esta hoja se basa en explicar a nivel teórico como aplicar creatividad en la gestión, no es algo que se sujete en la nada. Detrás de estos planteamientos hay una serie de teorias como las que tienen las metodologias agile, SCRUM, lean, etc. Mi intención es extraer la filosofía de innovación y pragmatismo de estas metodologías e introducirlas en los procesos de gestión de forma genérica. Hacer un mix de lo mejor de cada sistema y ámbito para desarrollar una base nueva que pueda servir para cualquier tipo de proyecto.
Esto lo podemos definir como un nuevo sistema de gestión. Una mezcla de todo lo anterior que encaja entre si. Por supuesto cada persona es libre de hacer caso al total de la idea o solo a alguna parte. Mi idea es ir segmentado el problema general en trozos más pequeños y aportar soluciones a esos trozos, de forma que el total será el nuevo sistema de gestión.
A nivel de gestión de información, como ya he dicho, hay un problema de flujo. Mi propuesta para resolver esta problemática es la siguiente. Actualmente se hace mediante cuadros de mando (dashboard) y los indicadores y ratios (KPI). Que aquí resulta que cada uno tiene uno y le gusta lo suyo.
La nueva propuesta es que toda la información esté disponible para cualquier persona de la entidad. Toda la información concentrada en la nube en un único punto. Cada usuario, tendrá una interfaz para introducir todos los datos relativos a sus tareas. Desde ese cúmulo de información, cada persona extraerá la información que considere útil y necesaria para sus funciones. Teniendo acceso a otro tipo de datos por si los necesitara para contextualizar o contrastar su información.
Esto se traduce en que por ejemplo un comercial, puede conectarse al sistema y no solo consultar datos de venta. También tendrá acceso a analíticas de marketing y de producción. Pudiendo así establecer otros criterios en la toma de decisiones a la hora de suministrar a un cliente. O al revés, alguien del área de producción, ver datos de ventas y marketing y con eso afinar mejor las posibles cargas de trabajo. O en áreas de logística, para anticiparse a posibles acciones puntuales.
Esto no es más que lo que ocurre con la creatividad, disponer de varios enfoques de un mismo tema para poder tener una mejor visión de conjunto. Para desde ahí tomar mejores decisiones o que surjan soluciones innovadoras. El análisis de unos mismos datos desde la perspectiva de distintas áreas de un negocio es lo que puede provocar esa innovación.
Resumiendo el tema del flujo de información. En este nuevo sistema la tónica es que todo el mundo tenga acceso al torrente principal de información. Y sea cada individuo el que decida que información consulta en cada momento. Pero no cortar la información por defecto como ocurre ahora. Esto previsiblemente requiere de cambiar la forma de entender el sistema de gestión y adquirir formación sobre qué tipo de información se necesita en cada momento. Pensamiento crítico. Pero a larga puede maximizar beneficios.