Una gestión diferente o creativa de cualquier proceso, también implica otra forma de organigrama diferente o creativo.
(Esta es la segunda parte de la hoja sobre gestión creativa, hoja 168, leer aquí)
Normalmente se hace en forma de pirámide, donde una persona tiene a distintas personas a su cargo. Así, sucesivamente cada persona responde de varias más a su cargo. Hasta que llegamos a la base de la pirámide. Aquí, es donde se coloca el grupo más nutrido de personas, los trabajadores rasos. A medida que vayamos subiendo puestos o escalones en la pirámide, iremos pasando de un puesto de supervisor o responsable a otro de mayor nivel. Hasta llegar a la cúspide donde solo quedaría una persona a cargo de todo. En empresas muy grandes un consejo de administración.
Si ahora vemos la pirámide por el tipo de decisión que se toma, podemos también polarizarlo. Esto significa que en la parte superior de la pirámide se toman decisiones a largo plazo, y en la parte más baja se toman decisiones a muy corto plazo o instantáneas. Los puestos intermedios toman decisiones en el medio plazo. Según estén más arriba o abajo, podemos hablar de algunas decisiones más a corto plazo o largo plazo.
Esto como forma de organizar quién toma las decisiones está bien, es lo que se ha estado haciendo siempre. Pero como he dicho, según lo que he experimentado, leido o comentado respecto a los problemas de las empresas, es la parte donde se atora el problema. Es una de las piezas que falla en la gestión.
La creatividad cambia este enfoque. Lo que propongo es transfromar ese organigrama más o menos rígido en una organización mucho más fluida y dinámica. Hacer otra forma de organigrama empresarial. Gráficamente, sería una circunferencia, realmente el concepto sería una esfera. Pero en la representación, serian circunferencias y me gustaría que lo vieramos como no concéntricas. Para darle ese punto fluido. Como se ve en la imagen principal que es un ejemplo.
Lo desarrollo, según el planteamiento del tipo de decisión que se toma, (instantánea, corto, medio o largo plazo) en principio sería similar a la pirámide. Pero aquí las decisiones instantáneas o de muy corto plazo, deberían estar contempladas en algún tipo de manual. Ya que se entiende que por ocurrir de forma más o menos recurrente, debería estar claro el proceso a seguir. Detección de problema, generación de respuesta y aplicación de respuesta. Son decisiones que se pueden supervisar, pero estarían en el perímetro de la circunferencia. Están alejadas de la dirección porque se pueden manejar sin problemas por las personas que llevan el día a día. Además son las personas que están más capacitadas para tomar la decisión.
Con las decisiones estratégicas que serían más decisiones de medio-largo plazo, ocurre algo parecido. Hay que tener una visión más global y de conjunto. Por eso este tipo de decisiones estarán cerca del centro, que sería la zona próxima de la dirección. Esto nos deja con una especie de anillo que sería la zona mixta. Decisiones desde corto-medio plazo hasta las de medio plazo. La cuantificación de cada periodo ya depende del tipo de empresa que sea.
El tema fluido que he comentado, es aquí donde debe estar en su máxima expresión, en la zona intermedia. Ya que necesita alimentarse de la información que surge en el perímietro de la circunferencia. Información detallada y minuciosa de lo que ocurre. A la vez que estando cerca del centro, se necesita cierta visión de conjunto que no sea solamente el departamento de turno.
Si comparamos con el modelo tradicional, el de pirámide, todas las posiciones se mueven en horizontal estando divididos los departamentos en vertical. Por lo que las conexiones entre departamentos solo se dan en horizontal con figuras semejantes u homologos. Jefes con jefes y asalariados con asalariados.
En cambio, con el modelo circular que propongo, las relaciones no solo se producen en el sentido jerárquico, sino que además se pueden desplazar en otras direcciones no teniendo coartado su momivimiento. Permitiendo las relaciones y contactos asimétricos entre departamentos y unidades.
A nivel operativo, todos los cargos del nivel central, tienen la responsabilidad y la obligación, de reservar horas de su trabajo para reunirse con las distintas fronteras. Por un lado con las personas del anillo exterior o frontera. Donde recogerá información y conocimiento preciso de lo que ocurre en la empresa en puntos concretos. Y por otro lado, reunirse con el anillo interior o centro donde se mueven los dirigentes que están más centrados en la visión de conjunto y estrategia. Sin limitar la opción de asistir a reuniones en otros departamentos que no sean el suyo asignado o del que es responsable.
De forma que son vehículos de información. Transmiten la información en todos los sentidos y se interconecta con los distintos departamentos. De esta forma, las personas que toman decisiones en el medio plazo son las más capacitadas de toda la empresa para realizarlo. Ya que a mi punto de vista, este tipo de decisiones son las más estratégicas que puede haber en una entidad o proyecto.
Una decisión a largo plazo se suele basar en las acciones que se han realizado en el medio plazo. En las decisiones a largo plazo no se tiene la certeza de lo que puede ocurrir y se necesita el medio plazo para orientarse o ver posibles tendencias. Es mirar hacia atrás para ver la estela de un barco y saber hacia donde va. Mientras que en las decisiones a corto plazo ocurre lo opuesto. No se piensa más allá que en la urgencia de solventar el problema que hay entre manos. En muy pocos sitios he visto que se cuestionen posibles consecuencias futuras de las decisiones presentes o que puedan afectar a otras secciones. No hay visión de conjunto.
Esto nos lleva a romper la pirámide, hacer otra forma de organigrama para convertir la zona media en la zona estratégica del proyecto, la gestión dura de la empresa. El lugar donde se debe manejar los medios plazos o tomar las decisiones de las acciones intermedias. El anillo central de la circunferencia. El largo plazo como el corto plazo, son zonas adyacentes que aportan en las decisiones intermedias de la empresa.
Esto es la otra forma de organigrama empresarial y propuesta creativa que hago para dirigir o gestionar proyectos.