Mínima expresión de máxima información.

Desde que fui a la universidad y estudié sistema diédrico (incluso publiqué un libro) me di cuenta de una cosa. La fuerza de la simplicidad, la eficiencia en la comunicación. Para mi es un valor muy importante que se está perdiendo en la comunicación.

Representación de cilindro en sistema diedrico

En la imagen superior podéis ver la representación mínima con la máxima información acerca de un cilindro en cuanto a representación gráfica se refiere. Esté hecho a escala o a tamaño real, es un dibujo que tiene toda la información necesaria e inequívoca para poder representarlo o fabricarlo en cualquier otro lugar o por cualquier persona. Con la vista de alzado ya tendríamos toda la información necesaria (altura y diámetro) y la planta es lo que confirma que es un cilindro y no un hexaedro.

Volviendo al tema de la comunicación, en muchas ocasiones estamos tan centrados en transmitir la información que nos liamos. No somos capaces de transmitir correctamente lo que queremos, o bien, aportamos más información de la necesaria. Yo soy el primero que comete este error.

Tanto para la gestión de equipos como para comunicarnos con colaboradores, es importante que los mensajes sean cortos, claros e inequívocos. Aportando la máxima información posible. Si es para clientes, además debe ser eficiente. (ver más info)

Un ejemplo muy claro. Imaginar uno de esos chat de alguna web o app para buscar pareja. ¿Qué nick sería el más adecuado? Lógicamente hay que aportar la suficiente información de utilidad en los mínimos caracteres posibles. La edad es sencillo, solo son dos dígitos. Estaría bien, comunicar en que lugar te encuentras o sobre que área de influencia centras tu búsqueda. Es más sencillo todo si la gente está por tu misma zona geográfica. Según mi criterio, considero oportuno transmitir si la persona al otro lado es hombre o mujer. Llevando esto a la práctica, es que la información de: Hombre de Málaga de 34 años, se puede comprimir en un nick de chat como, “malagueño34”. En total 11 caracteres. (y no es de los más largos). Sin embargo se puede resumir aun más, que te parecería un nick como, “MLGo34” solo 6 caracteres. 50% de ahorro y simplicidad.

En el fondo, la eficiencia en las comunicaciones se basa en usar un lenguaje propio entre emisor y receptor. Este lenguaje propio tiene que contener claves conocidas o entendidas por ambas partes para que funcione. ¿Recuerdas el boom de los sms? Algunos mensajes eran casi indescifrables.

La simplicidad tiene sus normas y en el caso del lenguaje se basa en conocimientos previos. A veces, ese conocimiento es simplemente conocer el código de “encriptación” del mensaje. Otras veces es algo tan simple como la contextualización del mensaje. En cualquiera de los casos es indispensable que exista por ambas partes para que funcione.

Ahora es posible que te estés diciendo: “Esto está muy bien, pero yo quiero saber qué tengo que hacer para implementarlo en mi empresa y que todo funcione mejor.”

La respuesta que estas buscando en realidad reside en ti mismo, cada empresa es un mundo. Un mundo formado por personas que han generado su particular mundo alrededor de ellos y tienen sus propias referencias y “claves”. Aunque sea de forma inconsciente. Lo único que tienes que hacer es bucear en ese mundo interior que generáis cada miembro de la empresa. Yo solo puedo dar unas pequeñas pinceladas en forma de tips para aplicar, a parte de lo ya dicho de mensajes cortos, claros y concisos. Por ejemplo:

  • Estructura los mensajes siempre igual. Lo ideal sería que todo el mundo adoptara el mismo esquema de comunicación.
  • No juntar varios mensajes u órdenes en una sola comunicación, si no es lo habitual. Por habitual podría entender que se trabaje con intercambio de lista de tareas, en este caso si habría varias órdenes en una comunicación.
  • Usar motes, diminutivos o siglas conocidos por todos para nombrar o designar áreas o cosas.
  • Establecer un código de colores. Ya sea por el color del texto o por el fondo (sopote), cada color corresponda a un tipo de tarea, un área de trabajo, o lo que funcione en tu caso.
  • Acordar un sistema de confirmación de recepción del mensaje. Esto pasa desde el famoso “Si chef” del programa de cocina, hasta marcar con una chincheta en un tablón, o hacer un tic en una pizarra. El significado de esta confirmación, es el traspaso de la responsabilidad de realizar y/o completar la acción de ese mensaje.
  • Actualiza el sistema. El sistema de claves o contextualización está siempre vivo y tiene que ir adaptándose según su uso. Hacer mejoras constantes y conocidas por todas las personas que participen del mismo.

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