Seguro que has escuchado lo de «mejora continua» mil veces, pero no te han contado toda la verdad.
La mejora continua es falsa, no es continua. Llega un momento en el que no vas a ser capaz de mejorar más el proceso que estés atacando. Al igual que ocurre en otros muchos campos, hay barreras que no se pueden superar. Es una especie de entropía, un límite que por su propia constitución, no se puede superar. Con unos recursos concretos se puede llegar hasta un rendimiento determinado. Llegado a este punto, la única forma de mejorar es ampliar recursos.
Además, la mejora continua esta íntimamente relacionada con la gestión de los cuellos de botella. En la teoría de los cuellos de botella, ocurre que resolviendo el punto crítico se acaba el problema. Aunque un proceso, esta formado por varias fases y etapas relacionadas unas con otras. Cada una de estas etapas, tiene sus propias singularidades y capacidades máximas de producción. Por lo que en la práctica, no se eliminan los cuellos de botellas de los procesos, solo se cambian de fase.
Mi forma de atacar esta problemática de cuellos de botella y en definitiva la mejora continua, es a través de la medición de la eficiencia de cada etapa. Digo que un proceso esta optimizado cúando la fase mas crítica está en un rendimiento elevado. (+90%)
El máximo de la mejora continua se consigue cuando con los recursos existentes, en la fase más desfavorable, se logra la máxima eficiencia.
La principal queja en este tipo de acciones es la frustración por tener recursos ociosos. Sintiéndolo mucho, esto ocurre por un mal diseño del proceso. El problema no es que haya un cuello de botella, sino que está sobredimensionado el resto del proceso. En ocasiones, esto se debe a decisiones de compra del tipo: «Por el mismo coste este recurso produce más.» Aquí se está cometiendo el error de ver el proceso en su conjunto. Cuando se realiza esto, se está introduciendo un recurso que puede funcionar a un régimen más alto que el resto del proceso. En ese momento puede ser que se ahorre dinero, pero si se quiere aumentar el rendimiento o eficiencia de ese recurso, habrá que invertir en todos los recursos del resto del proceso para poder ponerlos al mismo nivel.
Con máquinas de producción es muy fácil de entender este concepto. Si un proceso tiene 3 máquinas y dos producen 4 unidas al minuto y otra, 6 unidades al minuto, la de 6 está infrautilizada. Si 2 máquinas producen 6 al minuto y una solo 4. Es un cuello de botella. (El resto de máquinas están por debajo de su capacidad.) Esto mismo se puede extrapolar a trabajos más abstractos o de intelecto.
Por todo esto te digo que a partir de ahora, no hagas mejora continua de procesos, trabaja la previsión de diseño y la optimización de etapas. Optimiza y armoniza que todos los trabajos a realizar funcionen con un mismo ritmo. Si un trabajo requiere más trabajo, pon más gente asignada a esa tarea concreta. Te digo como hago yo este tipo de gestión. Dibuja o escribe de forma lineal el proceso en cuestión. Hazlo paso a paso. En cada punto, apunta el ratio o KPI significativo para poder valorar el ritmo de producción de todo el proceso. Te aconsejo usar “unidades de producto por ciclo”. Ahora el trabajo real de “mejora continua” es lograr que cada paso tenga el mismo número de unidades de producto por ciclo
Para saber a que nivel de eficiencia estás, calcula el porcentaje que representa el actual número de unidades de producto por ciclo respecto a la capacidad máxima. Ahora, con todos los pasos calculados, los puntos que tengan un nivel más alto, son los pasos donde se está generando un cuello de botella o el punto que está limitando el proceso.